人売りIT中小企業で勤務時間外に勉強会を開催している話

SE兼プログラマみたいな仕事を始めて10年経ちました。
弊社は人売りITなので同じ職場にいる人としか交流はないし、部署間で技術交流もほぼない感じです。
これまで勝手にアナウンスをして年に1回くらい勉強会をしていましたが、もうちょっと定期的に社内でなにか企画したいなーと考えていました。

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やっていること

考えるのに飽きたので、4月から社内でLT会とビジネスモデル勉強会を運営しています。
現時点で前者は事業部の25%ほどの19人が参加、後者は6人が参加してくれています。
いずれも業務終了後の勤務時間外に、出向先から自社に集まって行っています。

今のところ大きな問題もなく継続できているので、同じように社内で何かを始めたい人の参考にLT会の実施までに行った作業をまとめてみます。

まずはなにをするか考える

やりたいことはいろいろあって、去年くらいからいくつかの企画を同時に考えていました。
プログラミング以外のスキルを伸ばしたり、社員個人のことを考える仕組みが社内に存在しないので作りたい、というのが根幹です。
ひとつに絞っていないのは、やりたいことが多いのと、複数やればひとつくらい残るだろうという考えからです。
企画倒れのリスク分散です。ぜんぶ失敗するリスクは考えないようにしました。

検討したのは以下の4つの案です。

  1. ライトニングトーク会(LT会)
  2. ビジネスモデル勉強会
  3. エンジニアのキャリアパスを考える会
  4. 新しく覚えた技術的なことをアウトプットする会

参加者のメリットをわかりやすくするように、それぞれに目的を考えました。

  1. 人前で話すことに慣れる、プレゼン資料作成の訓練、フィードバックによるプレゼンの改善、社員間の交流
  2. 新規事業や自分のビジネスを作るための知識を増やす、自社製品のないIT企業は緩やかに死ぬ
  3. 自分のキャリアパスは自分で考えられるようにする、またその機会を作る
  4. アウトプットして初めて定着するのでアウトプットする機会を作りたい、社内の技術交流

柱にしているのは「プログラミング以外のスキル向上」と「会話したことのない社員間の交流」です。
弊社は大半の人が外に出ているためか出向先や各グループごとにかなり閉鎖的になっており、勉強会もクローズドで行うことが多く、私はそれが嫌いだったのでオープンな環境を作りたかったというのがあります。
あとは新規事業を作らないと人売りITは死ぬぞとか、個々のキャリアを考える仕組みもないのでなんとかしたいとかそういう個人的な危機感が発端の企画です。
これまでも個人的に単発の勉強会は年に1回くらいは行っていて、内容にもよりますが「誰も来ない」ということはなかったので、需要はあるのかなという見込みはありました。

最初に公開したのはLT会

企画を考えたのはいいのですが、人が集まらないと意味がありません。
考えた中で取っ付きやすいのはどう考えてもLT会だったので、まずはこれから進めることにしました。
(前述の企画はすべてアナウンス済みかつ参加者もある程度決まっていますが、3と4はまだ開催できていません)

開催するための根回し

さすがに定期開催で、会社の会議室を専有するのでちゃんと許可を取ります。
目立つことをすると一部から叩かれるのは当然なので、事前の根回しは重要です。これをミスると途中で潰される恐れもあります。
ということで、直接部長に声をかけて許可を貰いました。
他は知らん、というわけではなく弊社の場合はこのルートが最も手っ取り早くリスクが少なかったからです。

なお、許可を貰うついでに部長にも参加して貰う約束を取り付けました。
これで箔が付くのと、参加者が興味を持ちやすくなります。
逆に萎縮する人もいるかもという恐れもありますが、その辺りも加味して初回の参加者を検討しました。
部長と話す機会って自分から作るのはなかなか難しいし、部長も社員と話す機会がほしいと言っていたので有効活用させてもらいました。

初回の参加者を集める

さて許可をとったら次は参加者を集めなければなりません。
過去の経験から全体アナウンスするとレスポンスが悪いことは実証済みだったので、今回は個別に声をかけました。
基本はメール勧誘です。テンプレートを作っておき、自分との関係性に合わせてちょっと文面を変えました。
ちょっとだけセールスライティングを意識してます。パーソナライズされた文章の方が貰って嬉しいはず。

結果、10人に声をかけて9人参加の返事を貰えました。計画通り。

このときの勧誘に使った小技を紹介しておきます。

  1. 確実に参加してくれそうな人を数人ピックアップしておき、先行して参加を確定させます
  2. 以降の勧誘メールでは「この人たちが参加します」という紹介を追記します
  3. 勧誘対象の性格を考慮して、勧誘メールを徐々に飛ばしていきます
    (この人は参加者が多いと参加してくれそう、この人とこの人は接点が少ないけどお互いに興味ありそう、など)

当日までの準備

あとは開催の準備をすればおっけー。

開催場所の選定

正直あまり悩まなかった。
弊社は金曜日以外は定時後に会議室が利用されることはほぼないので、参加者の日程調整だけでよかったです。
強いて言えば「金曜日に開催できない」というところが問題ですかね。
正直なところ、外で仕事していて平日に集まってくれる人って探すのが難しいです。

日程調整とアナウンス、リマインダの送信

日程調整は「調整さん」を使って参加者に書いてもらいました。
決定事項のアナウンスはメールベースです。(2回目以降は社内のSlackに専用チャンネル作ってそこで行っています)
運営としてはリマインダの送信がいちばん重要な気がしています。
ナチュラルに忘れている人がいたりするので、参加人数の確保のために必須です。

スライドを作ろう

初回かつ全員がLT未経験だったので、最初は私がこの会の目的をLTで話しますよーと事前にアナウンスしていました。
言い出しっぺの法則ではないですが先にやっておいた方が参加者がやりやすいかな、という考えです。
内容はまじめな話なのですが、可能な限りシュールになるように敬愛する「ダ鳥獣ギ画さん」のイラストを活用させていただきました。

鳥獣戯画LOVE。

当日の流れ

特に難しいことはしませんでした。スムーズに進行できるように頑張るくらいですね。

開始前

  • 1時間前に会場入りしてプロジェクターや座席のセッティングをしておく
  • エアコンを調整してできるだけ快適な空間にする
  • 誰かくる前に前口上とアイスブレイクの簡単なリハーサル(若手もいたので割と大事)

掴みが大事なのでできる限りのことはしておきます。

発表中

  • この会はテーマ公開・非公開を自由にしていたので、発表順はその場で決めました。
  • 発表が終わる度に微妙な攻防が発生するのが面白かったです。もちろん膠着しないようにある程度の誘導はします。
  • タイムキーバーも行い、適宜アナウンスします。(目標5分)

発表中は変な間ができないようにどんどん回しました。
テンポよくやらないと聞く方の集中力が持たなくなります。

実施後

  • フィードバッグの方法を説明
  • 次回についての説明
  • 片付け

クロージングに講評をして、運営サイトからの連絡事項などアナウンスしました。
あと、この場で会の進行についての改善点を指摘してもらいました(重要)
終わったあとに個別に交流が発生していたので、この辺も意図通りに進んでくれました。

なお、フィードバックのやり方は現在も模索中です。
今のところスプレッドシートに感想を書いて貰っていますが、内容についての話が多く、話し方やプレゼン資料へのコメントが少ないので、どうやったらうまくフィードバックができるかを考えています。
これがなかなか難しいです。

まとめ

企画して、人を集めて、開催して、継続していく、という作業は初めて行いましたが、概ねうまくいったのでいい成功体験になりました。
あとは継続していきたいので、まずは1年続けたいです。
最終的には社内ではなく社外でやりたいという考えで始めているので、徐々にそちらにシフトしていくことも考えていきます。
元々社外のコミュニティを作りたかったけどビビって社内で始めているので。

1年続けたら、また感想を書きたいです。

おしまい。

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